Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: VOKIP INC S.A.S.
• NIT: 901092119-1
• Domicilio: Calle 11 # 100-21, Cali, Valle del Cauca, Colombia
• Correo electrónico: info@vokip.com
• Teléfono y WhatsApp: +57 321 854 5930
• Sitio web: www.vokip.com

2. Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015), la Ley 1266 de 2008 cuando resulte aplicable, la Ley Estatutaria 2573 de 2026 y las demás normas que las modifiquen o complementen.

3. Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y su tratamiento; en este caso, VOKIP.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

4. Principios

VOKIP aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

5. Datos que tratamos

• Datos de identificación y contacto: nombre, documento de identidad, cargo, correo, teléfono y dirección.
• Datos de la empresa cliente y de sus representantes y usuarios autorizados.
• Datos técnicos necesarios para prestar los servicios: identificadores de dispositivos, líneas, configuraciones y registros de uso de la red y del soporte.
• Datos de facturación y de la relación comercial.
• Datos de navegación en el sitio web, como dirección IP, tipo de navegador y páginas visitadas.

6. Finalidades del tratamiento

1. Prestar, instalar, operar y dar soporte a los servicios de conectividad, ciberseguridad e inteligencia artificial contratados.
2. Gestionar la relación precontractual y contractual, la facturación, los cobros y los pagos.
3. Responder solicitudes de información, cotizaciones y peticiones, quejas y reclamos.
4. Verificar la identidad de clientes y usuarios para prevenir fraudes y suplantación.
5. Proteger la seguridad de las redes, los sistemas y los dispositivos de VOKIP y de sus clientes.
6. Enviar información comercial, novedades y eventos, cuando el titular lo haya autorizado.
7. Realizar análisis estadísticos y mejorar los servicios y el sitio web.
8. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridades competentes.

7. Datos sensibles y de menores de edad

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Cuando sea necesario tratarlos, VOKIP informará cuáles son, la finalidad y el carácter facultativo de la respuesta, y solicitará autorización expresa.

VOKIP no dirige sus servicios a menores de edad. Si llegara a tratar datos de menores, lo hará respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal.

8. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo los casos en que la ley no la exige.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante VOKIP.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

9. Autorización

VOKIP solicita la autorización del titular a más tardar al momento de recolectar sus datos, por escrito, de forma oral, mediante formularios web o por conductas inequívocas que permitan concluir que la otorgó. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos los datos de naturaleza pública, los requeridos por una entidad pública en ejercicio de sus funciones y los casos de urgencia médica o sanitaria.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

Las solicitudes pueden presentarse a info@vokip.com, por WhatsApp al +57 321 854 5930 o por escrito en la dirección indicada, e incluir: nombre e identificación del titular, descripción de la solicitud, dirección o correo de respuesta y los documentos que se quieran hacer valer. Los causahabientes y representantes deben acreditar su calidad.

Consultas. Se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible atenderlas en ese plazo, se informará al interesado el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos. Para solicitudes de corrección, actualización, supresión o por presunto incumplimiento, se aplica lo siguiente:

• Si el reclamo está incompleto, se pedirá al interesado subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses sin que lo haga, se entenderá que desistió.
• Una vez recibido el reclamo completo, se marcará en la base de datos con la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
• El reclamo se resolverá en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

11. Área responsable

VOKIP INC S.A.S., como responsable del tratamiento, atiende directamente las consultas y reclamos sobre datos personales a través de info@vokip.com.

12. Suplantación de identidad

Si una persona considera que su identidad fue usada sin autorización para contratar productos o servicios de VOKIP, puede informarlo por los canales de la sección 10. En los términos de la Ley 2573 de 2026, VOKIP suspenderá los servicios relacionados una vez sea notificado, entregará a la presunta víctima copia de la información usada en la contratación cuando la solicite y responderá dentro de los diez (10) días hábiles siguientes.

13. Seguridad de la información

VOKIP adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los datos que no son públicos no se publican en internet sin controles que restrinjan su acceso a personas autorizadas.

14. Transferencias y transmisiones

VOKIP puede transmitir datos a proveedores que le prestan servicios tecnológicos, de alojamiento, comunicaciones o soporte, dentro o fuera de Colombia, bajo contratos que les obligan a tratarlos solo para los fines indicados y con medidas de seguridad adecuadas. Las transferencias internacionales se realizarán conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

15. Cookies

El sitio web puede usar cookies propias y de terceros para su funcionamiento y para medir su uso. El usuario puede configurar su navegador para bloquearlas o eliminarlas, aunque algunas funciones del sitio podrían verse afectadas.

16. Vigencia

Esta política rige desde el 21 de octubre de 2026. Las bases de datos se conservarán mientras se mantengan las finalidades descritas y durante el tiempo que exijan las normas aplicables. Cualquier cambio sustancial se comunicará oportunamente a través de este sitio web.